Prokuratura Okręgowa w Olsztynie
i podległe prokuratury rejonowe

Jesteś na: Strona główna Prowadzone repertoria i rejestry

Prowadzone repertoria i rejestry

Zgodnie z Zarządzeniem Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, w Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie oraz jednostkach rejonowych jej podległych, prowadzi się następujące repertoria, rejestry oraz wykazy kontrolne:

1. repertoria :
   • „Ds" – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych-skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
   • „Opz" – dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,
   • „Pc" – dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających z  podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,
   • „Pa" – dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w prokuraturach, a w  prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora  nadrzędnego,
   • „Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rejonowy – wydział rodzinny i nieletnich) oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach,
   • „Ps” – dla postępowań w sprawach karnych przed sądem I i II instancji.
      
2. rejestry:
   • „Ds/z/s-pn" – dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez sąd oraz prokuratora nadrzędnego,
   • „Ds/z" – dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez prokuratora bezpośrednio przełożonego nad prokuratorem, prowadzącym lub nadzorującym postępowanie oraz dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,
   • „Ns” – dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń,
   • „Ds/u" – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art.397 § 1 kpk,
   • „Dsa" – dla spraw nie podlegających wpisowi do rejestrów „Dsn" i „Ko", w których prokurator nadrzędny dokonał analizy materiału aktowego i zajął w nich stanowisko,
   • „Dsn" – dla nadzorowanych  przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,
   • „Nps” – dla skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki,
   • „Nps-ps” – dla postępowań sądowych w sprawach skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym bez nieuzasadnionej zwłoki,
   • „Ap" – dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,
   • „K" – dla kasacji oraz odpowiedzi na kasacje innej strony,
   • „Oz" – dla wniosków o pomoc prawną oraz korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,
   • „Ko" – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, opiekuńczych i o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych i innych, nie rejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,
   • „Ko/kks” – dla spraw karnych skarbowych, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds.”,
   • „Ko/kkw” – dla spraw o wykroczenia, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds.”,
   • „ENA-P" – dla osób, wobec których skierowano do sądu wniosek na podstawie art. 607a kpk o wydanie europejskiego nakazu aresztowania,
   • „ENA-UE” – dla osób, wobec których europejskie nakazy aresztowania wystawiły i skierowały do Polski właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej,
   • „Drz" – dla dowodów rzeczowych,
   • „Drz/p" – dla elektronicznych nośników danych,
   • „IP" – dla wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
   • „IP/O" – dla środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej,
   • „D” – dla wpływających do prokuratury akt spraw, pism i przesyłek,
   • „E” – dla ekspedycji z prokuratury akt spraw, pism i przesyłek,
   • „Ws” – dla wokand sądowych w postępowaniach w sprawach karnych,
   • „Psz” – dla przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz paszportów lub innych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy,
   • „Zpj” – dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa,
   • „TA” – dla osób tymczasowo aresztowanych,
   • „Zm” – dla zabezpieczeń majątkowych,
   • „E/I” – dla eksportu lub importu danych do bazy danych systemu informatycznego,
   • „Archiwum” – dla spisów zdawczo – odbiorczych zarchiwizowanych akt spraw.
      
3. wykazy kontrolne:
   • „Pm” - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia  postępowania mediacyjnego,
   • „Wz” - dla spraw, w  których postępowanie zawieszono,
   • „Ww” - dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w postępowaniu przygotowawczym.

Ponadto w prokuraturach mogą być prowadzone:

• kontrolka formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych; wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,
• kontrolka wniosków o zastosowanie przez sąd tymczasowego aresztowania;
• kontrolka dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
• kontrolka wniosków o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym,
• kontrolka wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł być następstwem czynu zabronionego,
• wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,
• kontrolka wydanych poleceń wyjazdu służbowego,
• kontrolka wystawionych legitymacji służbowych,
• kontrolka listów żelaznych.

 
Niezależnie od wykazów i kontrolek wskazanych wyżej, w prokuraturach mogą być prowadzone kontrolki aresztów ekstradycyjnych i wniosków o wydanie europejskich nakazów aresztowania. Kierownicy jednostek mogą zarządzić stałe lub okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek niż wymienione, jeżeli przyczyni się to do usprawnienia kierowania jednostką. Dla ułatwienia opracowania sprawozdań statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.

W Wydziale V Śledczym Prokuratury Okręgowej w Olsztynie oraz w podległych jej prokuraturach rejonowych wdrożono System Informatyczny Prokuratury „Libra 2”, za pomocą którego prowadzi się w formie elektronicznej repertoria i rejestry dotyczące spraw karnych.
 
Sprawy z zakresu administracji prokuratora okręgowego i poszczególnych prokuratorów rejonowych rejestrowane są według zasad obowiązujących w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt, ustalonym z właściwym Archiwum Państwowym, stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006r., nr 97, poz. 673, z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeń właściwego ministra sprawującego nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym.

BIBIOTEKA

W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie  prowadzona jest  biblioteka, której księgozbiór składa się przede wszystkim z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, jak również z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracyjnych.

Księgozbiór ujęty jest w księdze inwentarzowej biblioteki. Prowadzi się też rejestr dotyczący korespondencji związanej z gromadzeniem zasobu bibliotecznego.

Książki i czasopisma wypożycza się wyłącznie na podstawie rewersu.
Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru jedynie w pomieszczeniach prokuratury.  

ARCHIWA

W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie jest prowadzone archiwum zakładowe, do którego jest przyjmowana po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki.

Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy Części IV Zarządzenia Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie organizacji i  zakresu działania sekretariatów oraz  innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

• przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
• przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, a w razie konieczności konserwacja zniszczonej dokumentacji w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym,
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
• przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii A do właściwego archiwum państwowego,
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczonej do kategorii B po upływie terminu jej przechowywania w archiwum zakładowym i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę, po sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji przeznaczonej na makulaturę i po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego
• utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest kwalifikowana do odpowiedniej kategorii oraz ma wskazany okres przechowywania, po upływie, którego zgodnie z przyjętą kwalifikacją, podlega przekazaniu do archiwum państwowego lub jest brakowana.

Część wytworzonej dokumentacji o trwałej wartości historycznej, naukowej, kulturowej, dowodowej lub praktycznej dla gospodarki narodowej stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w archiwum zakładowym materiały archiwalne przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie.

Natomiast pozostała dokumentacja niearchiwalna po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Postępowanie z dokumentacją nie dowolne i opiera się o określone akty prawne, mianowicie:

1. Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 roku, Nr 97, poz. 673 ze zmianami),
2. Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375),
3. Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181),
4. Zarządzeniu Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Prokuratura Okręgowa w Olsztynie dokumentację wytworzoną w wyniku swej działalności przechowuje w archiwum zakładowym według następujących kategorii:

• „A” – materiały archiwalne, które mając trwałą wartość historyczną podlegają przekazaniu po 25 latach przechowywania w archiwum zakładowym do właściwego terytorialnie archiwum państwowego,
• „B” – dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
• „BE” – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego terytorialnie archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

Okresy przechowywania, warunki niszczenia i przekazywania do archiwum spraw i urządzeń ewidencyjnych, określa część V cytowanego wyżej Zarządzenia Nr 5/10 Prokuratora Generalnego.
 
Zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza archiwum może być wypożyczana tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z 14 lipca1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz.173, z późn.zm.) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia), regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 156, poz. 970).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych, winny złożyć we właściwej jednostce organizacyjnej prokuratury wniosek, który powinien zawierać:

1. imię i nazwiska,
2. nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającego się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, typ materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy,
3. cel i przewidywany sposobu wykorzystania materiału archiwalnego.

Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wyżej wymienione materiały.

Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia. Środki zaskarżenia na odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych wnosi się na zasadach ogólnych, a więc w wypadku odmowy wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych - w trybie wskazanym w § 6 ust. 2 wyżej cytowanego Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 lipca 2008 r.