Prokuratura Okręgowa w Olsztynie
i podległe prokuratury rejonowe

Jesteś na: Strona główna Prowadzone repertoria i rejestry

Prowadzone repertoria i rejestry

Zgodnie z Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 03.03.2016. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, w Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie oraz jednostkach rejonowych jej podległych, prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne: repertoria; rejestry samodzielne i uzupełniające; wykazy kontrolne samodzielne i uzupełniające oraz spisy spraw.

1. repertoria z działalności:

    a) karnej: "Ds",

    b) administracyjnej: "Pa",

    c) cywilnej: "Pc";

2. Rejestrami samodzielnymi w zakresie czynności w sprawach karnych są:

1)"Ak" - dla wykonywanych analiz kryminalnych;

2) „Di" -dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium "Ds" podejmowanych przez

prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych

przez inne organy;

3)"Dsn"

-dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;

4)"ENA.P.r"

-dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;

5)"ENA.UE"

-dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;

6)ENO.P.r

-dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;

7)"ENO.UE"

-dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;

8)"ENO.UE.r"

-dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;

9)"Ko"

-dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych. W Prokuraturze Krajowej przyjmuje się dodatkowe rozróżnienie korespondencji ogólnej w sprawach karnych na korespondencję w sprawach o wznowienie postępowania (wp), wykonawczych (w) i kasacyjnych (ka);

10)Ksk"

-dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167a k.k.s.

11)Kw"

- dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;

12)"Ns"

- dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz stosowanie innych środków przymusu, środków zapobiegawczych, zabezpieczenia majątkowego oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, o odszkodowanie lub zadośćuczynienie;

13)"Ntk"

- dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;

14) Opk"

- dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych oraz udziału prokuratora w tych sprawach;

15)"Oz"

- dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;

16)"Oz.o"

- dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych;

17)"Oz.r"

- dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych;

18)"Oz.w"

- dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych;

19)"Pn"

- dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach;

20)"Pp"

- dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);

3.Rejestrami uzupełniającymi w zakresie czynności w sprawach karnych rejestrowanych w repertorium "Ds" tej samej jednostki są rejestry:

1)"Archiwum" - dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce;

2)"Drz" - dla dowodów rzeczowych;

3)"Ds.u" - dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.

4)"Nps" - dla skarg i postępowań sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki (w jednostce nadrzędnej funkcjonuje jako rejestr samodzielnym);

5)"Opz" - dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;

6)"Ps" - dla orzeczeń sądu I i II instancji;

7)"Psz" - dla przedmiotów środka zapobiegawczego;

8)Rz" - dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;

9)"Ta" - dla osób tymczasowo aresztowanych;

10)"Zm" - dla zabezpieczeń majątkowych;

11)"Zpj" - dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.

BIBIOTEKA

W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie  prowadzona jest  biblioteka, której księgozbiór składa się przede wszystkim z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, jak również z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracyjnych.

Księgozbiór ujęty jest w księdze inwentarzowej biblioteki. Prowadzi się też rejestr dotyczący korespondencji związanej z gromadzeniem zasobu bibliotecznego.

Książki i czasopisma wypożycza się wyłącznie na podstawie rewersu.
Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru jedynie w pomieszczeniach prokuratury.  

ARCHIWA

W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie jest prowadzone archiwum zakładowe, do którego jest przyjmowana po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki.

Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy Części IV Zarządzenia Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie organizacji i  zakresu działania sekretariatów oraz  innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

• przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
• przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, a w razie konieczności konserwacja zniszczonej dokumentacji w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym,
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
• przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii A do właściwego archiwum państwowego,
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczonej do kategorii B po upływie terminu jej przechowywania w archiwum zakładowym i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę, po sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji przeznaczonej na makulaturę i po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego
• utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest kwalifikowana do odpowiedniej kategorii oraz ma wskazany okres przechowywania, po upływie, którego zgodnie z przyjętą kwalifikacją, podlega przekazaniu do archiwum państwowego lub jest brakowana.

Część wytworzonej dokumentacji o trwałej wartości historycznej, naukowej, kulturowej, dowodowej lub praktycznej dla gospodarki narodowej stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w archiwum zakładowym materiały archiwalne przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie.

Natomiast pozostała dokumentacja niearchiwalna po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Postępowanie z dokumentacją nie dowolne i opiera się o określone akty prawne, mianowicie:

1. Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 roku, Nr 97, poz. 673 ze zmianami),
2. Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375),
3. Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181),
4. Zarządzeniu Nr 5/10 Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Prokuratura Okręgowa w Olsztynie dokumentację wytworzoną w wyniku swej działalności przechowuje w archiwum zakładowym według następujących kategorii:

• „A” – materiały archiwalne, które mając trwałą wartość historyczną podlegają przekazaniu po 25 latach przechowywania w archiwum zakładowym do właściwego terytorialnie archiwum państwowego,
• „B” – dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
• „BE” – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego terytorialnie archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

Okresy przechowywania, warunki niszczenia i przekazywania do archiwum spraw i urządzeń ewidencyjnych, określa część V cytowanego wyżej Zarządzenia Nr 5/10 Prokuratora Generalnego.
 
Zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza archiwum może być wypożyczana tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z 14 lipca1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz.173, z późn.zm.) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia), regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 156, poz. 970).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych, winny złożyć we właściwej jednostce organizacyjnej prokuratury wniosek, który powinien zawierać:

1. imię i nazwiska,
2. nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającego się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, typ materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy,
3. cel i przewidywany sposobu wykorzystania materiału archiwalnego.

Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wyżej wymienione materiały.

Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia. Środki zaskarżenia na odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych wnosi się na zasadach ogólnych, a więc w wypadku odmowy wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych - w trybie wskazanym w § 6 ust. 2 wyżej cytowanego Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 lipca 2008 r.